Όροι χρήσης

1. Σχετικά με αυτούς τους όρους

Οι όροι αυτοί αποτελούν συμφωνία μεταξύ του Prolley, με έδρα την Πάφο, Κύπρος («εμείς»), και της επιχείρησης που δημιουργεί λογαριασμό στο Prolley (ο «πελάτης», «εσείς»). Ισχύουν για τη διαδικτυακή εφαρμογή Prolley στο app.prolley.com και για κάθε σχετική υπηρεσία (η «υπηρεσία»).

Δημιουργώντας λογαριασμό, ξεκινώντας δοκιμαστική περίοδο ή χρησιμοποιώντας την υπηρεσία, αποδέχεστε αυτούς τους όρους για λογαριασμό της επιχείρησής σας και επιβεβαιώνετε ότι είστε εξουσιοδοτημένοι να το κάνετε. Η υπηρεσία απευθύνεται μόνο σε επιχειρήσεις, όχι σε καταναλωτές. Η πολιτική απορρήτου μας εξηγεί πώς χειριζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα.

2. Τι κάνει το Prolley

Το Prolley βοηθά τους εργοδότες στην Κύπρο να τρέχουν μηνιαία και εβδομαδιαία μισθοδοσία. Από τα στοιχεία εργαζομένων, τις ώρες, τα στοιχεία αποδοχών και τις ρυθμίσεις φορολογικού έτους που καταχωρίζετε, υπολογίζει φόρο εισοδήματος (PAYE), Κοινωνικές Ασφαλίσεις, ΓεΣΥ και εργοδοτικές εισφορές και ταμεία, εκδίδει αποδείξεις μισθού και ετοιμάζει τα στοιχεία και τα αρχεία εξαγωγής για τις υποβολές στο Τμήμα Φορολογίας και στις Υπηρεσίες Κοινωνικών Ασφαλίσεων.

Το Prolley μόνο υπολογίζει και εξάγει. Δεν:

• υποβάλλει δηλώσεις ή στοιχεία στο Τμήμα Φορολογίας, στις Υπηρεσίες Κοινωνικών Ασφαλίσεων ή σε οποιαδήποτε άλλη αρχή·
• εκτελεί πληρωμές μισθών, φόρων ή εισφορών, ούτε συνδέεται με την τράπεζά σας·
• παρέχει φορολογικές, νομικές, λογιστικές ή εργασιακές συμβουλές.

Η υποβολή, η πληρωμή και η απόφαση για το πώς εφαρμόζεται ο νόμος στην επιχείρησή σας παραμένουν δική σας ευθύνη. Αν δεν είστε βέβαιοι πώς εφαρμόζεται ένας κανόνας, συμβουλευτείτε εξειδικευμένο λογιστή ή φορολογικό σύμβουλο.

3. Λογαριασμοί και χρήστες

Χρειάζεστε λογαριασμό για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία. Οι διαχειριστές του λογαριασμού σας μπορούν να προσκαλούν χρήστες και να τους αναθέτουν ρόλο που καθορίζει τι μπορούν να βλέπουν και να αλλάζουν.

Πρέπει να τηρείτε εμπιστευτικά τα στοιχεία σύνδεσης, να δίνετε πρόσβαση μόνο σε όσους τη χρειάζονται και να αφαιρείτε χρήστες που δεν πρέπει πλέον να έχουν πρόσβαση. Είστε υπεύθυνοι για ό,τι γίνεται μέσω του λογαριασμού σας και πρέπει να μας ενημερώσετε αμέσως στο hello@prolley.com αν υποψιάζεστε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

4. Η ευθύνη σας για τα αποτελέσματα μισθοδοσίας

Η ενότητα αυτή είναι σημαντική. Παρακαλούμε διαβάστε την προσεκτικά.

Η μισθοδοσία εξαρτάται από στοιχεία και κανόνες που μόνο εσείς μπορείτε να επιβεβαιώσετε: τα στοιχεία και τις συνθήκες των εργαζομένων σας, τις ώρες που εργάστηκαν, τις αποδοχές που τους οφείλονται και τους συντελεστές και τα όρια που ισχύουν σε κάθε φορολογικό έτος. Οι κανόνες αυτοί αλλάζουν, μερικές φορές και κατά τη διάρκεια του έτους, και οι επίσημες πηγές δεν συμφωνούν πάντα. Γι' αυτό το Prolley δεν ενσωματώνει κανέναν συντελεστή στους υπολογισμούς του. Αντί γι' αυτό:

• Κάθε συντελεστής είναι μια ρύθμιση φορολογικού έτους που ελέγχετε εσείς. Οι φορολογικές κλίμακες, οι συντελεστές Κοινωνικών Ασφαλίσεων και ΓεΣΥ, τα ανώτατα όρια, οι συντελεστές εργοδοτικών ταμείων, τα όρια απαλλαγών, τα σχέδια συντεχνιών και ταμείων και οι άλλες τιμές που χρησιμοποιούνται στους υπολογισμούς αποθηκεύονται ως ρυθμίσεις με ημερομηνία ισχύος, επεξεργάσιμες για κάθε εταιρεία. Κάθε μισθοδοσία χρησιμοποιεί τις ρυθμίσεις της δικής της περιόδου, ώστε να μπορείτε να δείτε, να ελέγξετε και να διορθώσετε ακριβώς τι εφαρμόστηκε.
• Οι αρχικές τιμές είναι διευκόλυνση, όχι εγγύηση. Όταν ξεκινά ένα νέο φορολογικό έτος, το συμπληρώνουμε με αρχικές τιμές, είτε από τη δική μας έρευνα είτε αντιγράφοντας το προηγούμενο έτος. Μπορεί να είναι ελλιπείς, παρωχημένες ή λανθασμένες, και ένα αντιγραμμένο έτος δεν αντανακλά αλλαγές στη νομοθεσία. Το Prolley επισημαίνει τις ρυθμίσεις που γνωρίζουμε ότι είναι αβέβαιες, αλλά η απουσία επισήμανσης δεν σημαίνει ότι μια τιμή είναι σωστή.

Πριν βασιστείτε σε οποιοδήποτε αποτέλεσμα, συμφωνείτε:

1. να ελέγχετε τις ρυθμίσεις φορολογικού έτους για κάθε έτος στο οποίο τρέχετε μισθοδοσία, να διορθώνετε κάθε τιμή που διαφέρει από ό,τι ισχύει για την επιχείρησή σας και να τις επιβεβαιώνετε στην εφαρμογή·
2. να διατηρείτε πλήρη και ακριβή τα στοιχεία εργαζομένων, τις αμοιβές, τις ώρες, τα στοιχεία αποδοχών και τις δηλώσεις·
3. να ελέγχετε κάθε μισθοδοσία, τις προειδοποιήσεις της και τις αποδείξεις μισθού πριν την εγκρίνετε, και να ελέγχετε τις εκθέσεις και τα αρχεία εξαγωγής πριν υποβάλετε ή πληρώσετε οτιδήποτε με βάση αυτά.

Η έγκριση μιας μισθοδοσίας σημαίνει ότι αποδέχεστε τα αποτελέσματά της ως δικά σας. Οι υπολογισμοί, οι αποδείξεις μισθού, οι εκθέσεις και οι εξαγωγές του Prolley παρέχονται για να σας βοηθήσουν και δεν αποτελούν δήλωση εκ μέρους μας ότι οποιοδήποτε ποσό είναι σωστό ή ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τον νόμο.

Στον μέγιστο βαθμό που επιτρέπει ο νόμος, δεν ευθυνόμαστε για οποιαδήποτε ζημία προκληθεί από υπολογισμό, απόδειξη μισθού, έκθεση ή εξαγωγή που είναι λανθασμένη, για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης λανθασμένης ή παρωχημένης ρύθμισης φορολογικού έτους (είτε την καταχωρίσατε εσείς είτε τη δώσαμε εμείς ως αρχική τιμή), ελλιπών ή λανθασμένων στοιχείων, αλλαγής της νομοθεσίας ή σφάλματος του λογισμικού. Αυτό περιλαμβάνει, για παράδειγμα:

• φόρους, εισφορές Κοινωνικών Ασφαλίσεων, ΓεΣΥ ή άλλες εισφορές που καταβλήθηκαν λιγότερο ή περισσότερο·
• πρόστιμα, επιβαρύνσεις, τόκους ή χρηματικές ποινές που επιβάλλει οποιαδήποτε αρχή·
• ποσά που οφείλονται σε εργαζομένους ή απαιτήσεις τους εναντίον σας·
• το κόστος διόρθωσης της μισθοδοσίας, επανυποβολής ή επαγγελματικών συμβουλών.

Αν εντοπίσετε αποτέλεσμα που πιστεύετε ότι είναι λανθασμένο, ενημερώστε μας. Θα το διερευνήσουμε και, όπου η αιτία είναι σφάλμα του λογισμικού, θα εργαστούμε για να το διορθώσουμε. Η διόρθωση αυτή είναι η μόνη μας υποχρέωση για σφάλμα του λογισμικού.

5. Δωρεάν δοκιμή

Οι νέοι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιούν την υπηρεσία δωρεάν για τη δοκιμαστική περίοδο που αναφέρεται στην ενότητα τιμών μας. Για να ξεκινήσει η δοκιμή προσθέτετε έναν τρόπο πληρωμής· δεν χρεώνεστε κατά τη διάρκεια της δοκιμής. Στο τέλος της δοκιμής ξεκινά η συνδρομή επί πληρωμή και χρεώνεστε γι' αυτήν, εκτός αν την ακυρώσετε πριν λήξει η δοκιμή. Αν την ακυρώσετε, η πρόσβαση αναστέλλεται και τα δεδομένα σας αντιμετωπίζονται όπως περιγράφεται στην ενότητα 12. Η ενότητα 4 ισχύει πλήρως και κατά τη δοκιμή.

6. Χρεώσεις και πληρωμή

• Τιμή. Οι χρεώσεις είναι αυτές που αναφέρονται στην ενότητα τιμών του ιστότοπού μας όταν εγγράφεστε, ή όπως έχει συμφωνηθεί διαφορετικά γραπτώς μαζί μας. Βασίζονται στον αριθμό των εργαζομένων που πληρώνονται στη μισθοδοσία κάθε μήνα, όχι στον αριθμό που είναι καταχωρισμένοι.
• Χρέωση. Μπορείτε να πληρώνετε μηνιαία ή ετήσια, προκαταβολικά. Οι τιμές είναι σε ευρώ και δεν περιλαμβάνουν ΦΠΑ, ο οποίος προστίθεται με τον ισχύοντα συντελεστή.
• Καθυστέρηση πληρωμής. Αν μια πληρωμή αποτύχει ή ένα τιμολόγιο παραμένει απλήρωτο 14 ημέρες μετά τη λήξη του, μπορούμε να αναστείλουμε την πρόσβαση αφού σας ενημερώσουμε. Τα δεδομένα σας δεν διαγράφονται όσο ο λογαριασμός σας είναι σε αναστολή.
• Αλλαγές τιμών. Μπορούμε να αλλάξουμε τις τιμές μας με ειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημερών μέσω email. Η νέα τιμή ισχύει από την επόμενη περίοδο χρέωσης μετά τη λήξη της ειδοποίησης. Αν δεν τη δέχεστε, μπορείτε να ακυρώσετε πριν από τότε.
• Επιστροφές χρημάτων. Οι χρεώσεις που έχουν ήδη καταβληθεί δεν επιστρέφονται, εκτός αν οι όροι αυτοί ή ο νόμος ορίζουν διαφορετικά.

7. Αποδεκτή χρήση

Συμφωνείτε να μην:

• χρησιμοποιείτε την υπηρεσία για οτιδήποτε παράνομο ή για επεξεργασία προσωπικών δεδομένων χωρίς νόμιμη βάση·
• αποκτάτε ή επιχειρείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα άλλου πελάτη, ή δοκιμάζετε, ανιχνεύετε ή παρακάμπτετε την ασφάλεια της υπηρεσίας·
• διαταράσσετε ή υπερφορτώνετε την υπηρεσία, ή χρησιμοποιείτε αυτοματοποιημένα μέσα για πρόσβαση σε αυτήν εκτός από τις λειτουργίες που παρέχουμε·
• αντιγράφετε, μεταπωλείτε, παραχωρείτε σε τρίτους ή αποσυμπιλάρετε την υπηρεσία, ή τη χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε ανταγωνιστικό προϊόν.

Μπορούμε να αναστείλουμε πρόσβαση που παραβιάζει αυτή την ενότητα ή θέτει σε κίνδυνο την υπηρεσία ή άλλους πελάτες, και θα σας εξηγήσουμε τον λόγο.

8. Τα δεδομένα σας

Διατηρείτε όλα τα δικαιώματα στα δεδομένα που καταχωρίζετε στο Prolley («δεδομένα πελάτη»). Μας επιτρέπετε να τα αποθηκεύουμε και να τα επεξεργαζόμαστε μόνο στον βαθμό που χρειάζεται για την παροχή, την ασφάλεια και την υποστήριξη της υπηρεσίας.

Είστε υπεύθυνοι για τα δεδομένα πελάτη που καταχωρίζετε και για την ύπαρξη νόμιμης βάσης για την επεξεργασία τους, συμπεριλαμβανομένης κάθε ενημέρωσης που πρέπει να δώσετε στους εργαζομένους σας. Μπορείτε να εξαγάγετε τις εκθέσεις και τα δεδομένα μισθοδοσίας σας οποτεδήποτε όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός.

Τηρούμε αντίγραφα ασφαλείας για προστασία από απώλεια δεδομένων, αλλά θα πρέπει να κρατάτε δικά σας αντίγραφα των αποδείξεων μισθού, των εκθέσεων και των υποβολών, καθώς μπορεί να υποχρεούστε να τηρείτε αρχεία μισθοδοσίας για αρκετά χρόνια.

9. Επεξεργασία δεδομένων

Για τα προσωπικά δεδομένα που περιέχονται στα δεδομένα πελάτη, εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας και εμείς ο εκτελών την επεξεργασία κατά τον ΓΚΠΔ. Η ενότητα αυτή αποτελεί τη συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων μας. Θα:

1. επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα μόνο για την παροχή της υπηρεσίας και σύμφωνα με τις τεκμηριωμένες οδηγίες σας, δηλαδή αυτούς τους όρους και τη χρήση της υπηρεσίας από εσάς, εκτός αν ο νόμος απαιτεί διαφορετικά (οπότε θα σας ενημερώσουμε, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει)·
2. διασφαλίζουμε ότι όποιος στο Prolley έχει πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας·
3. λαμβάνουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας, όπως περιγράφονται στην πολιτική απορρήτου μας·
4. χρησιμοποιούμε υπεργολάβους επεξεργασίας μόνο με γραπτούς όρους που παρέχουν την ίδια προστασία, σας ενημερώνουμε πριν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε κάποιον και σας επιτρέπουμε να αντιταχθείτε· αν δεν μπορούμε να ικανοποιήσουμε την αντίρρησή σας, μπορείτε να τερματίσετε την υπηρεσία·
5. δεν διαβιβάζουμε προσωπικά δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου χωρίς τις εγγυήσεις που απαιτεί ο ΓΚΠΔ·
6. σας βοηθούμε, στον βαθμό που είναι εύλογα δυνατό, να απαντάτε σε αιτήματα των εργαζομένων σας για την άσκηση των δικαιωμάτων τους και να εκπληρώνετε τις υποχρεώσεις σας για την ασφάλεια, τη γνωστοποίηση παραβιάσεων και τις εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων·
7. σας ενημερώνουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση μόλις λάβουμε γνώση παραβίασης προσωπικών δεδομένων που επηρεάζει τα δεδομένα σας·
8. διαγράφουμε ή επιστρέφουμε τα προσωπικά δεδομένα όταν λήξει η υπηρεσία, όπως ορίζεται στην ενότητα 12·
9. θέτουμε στη διάθεσή σας τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αποδειχθεί ότι εκπληρώνουμε αυτές τις υποχρεώσεις, και επιτρέπουμε και συμβάλλουμε σε εύλογους ελέγχους με εύλογη προειδοποίηση.

Τα προσωπικά δεδομένα που επεξεργαζόμαστε, οι κατηγορίες τους και οι σκοποί περιγράφονται στις ενότητες 3 και 7 της πολιτικής απορρήτου μας.

10. Διαθεσιμότητα, υποστήριξη και αλλαγές

Στόχος μας είναι η υπηρεσία να είναι διαθέσιμη και να λειτουργεί σωστά, αλλά δεν εγγυόμαστε ότι θα λειτουργεί χωρίς διακοπές ή σφάλματα. Μπορεί να χρειαστεί να κάνουμε εργασίες συντήρησης, τις οποίες θα προσπαθούμε να προγραμματίζουμε εκτός των περιόδων αιχμής της μισθοδοσίας και να τις ανακοινώνουμε εκ των προτέρων όπου είναι δυνατό.

Υποστήριξη παρέχεται μέσω email στο hello@prolley.com τις εργάσιμες ημέρες της Κύπρου.

Βελτιώνουμε συνεχώς την υπηρεσία και μπορεί να αλλάξουμε, να προσθέσουμε ή να αφαιρέσουμε λειτουργίες. Αν αφαιρέσουμε μια λειτουργία στην οποία βασίζεστε με τρόπο που μειώνει ουσιαστικά την υπηρεσία, θα σας ενημερώσουμε εκ των προτέρων και μπορείτε να ακυρώσετε και να λάβετε επιστροφή των προπληρωμένων χρεώσεων για την υπόλοιπη περίοδο.

11. Πνευματική ιδιοκτησία

Η υπηρεσία, το λογισμικό, ο σχεδιασμός και το περιεχόμενό της ανήκουν σε εμάς ή στους δικαιοπαρόχους μας. Κατά τη διάρκεια της συνδρομής σας, σας παραχωρούμε μη αποκλειστικό, μη μεταβιβάσιμο δικαίωμα χρήσης της υπηρεσίας για τη μισθοδοσία της δικής σας επιχείρησης. Τα σχόλια που μας δίνετε μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση της υπηρεσίας χωρίς καμία υποχρέωση προς εσάς.

12. Διάρκεια, ακύρωση και τερματισμός

• Ακύρωση. Μπορείτε να ακυρώσετε οποτεδήποτε από τον λογαριασμό σας ή γράφοντάς μας. Η συνδρομή σας συνεχίζεται μέχρι το τέλος της τρέχουσας πληρωμένης περιόδου και μετά λήγει.
• Τερματισμός από εμάς. Μπορούμε να τερματίσουμε αυτούς τους όρους αν τους παραβιάσετε σοβαρά και δεν αποκαταστήσετε την παραβίαση εντός 14 ημερών από την ειδοποίησή μας, ή αμέσως αν παραβιάσετε την ενότητα 7 με τρόπο που βλάπτει την υπηρεσία ή άλλους πελάτες. Μπορούμε επίσης να διακόψουμε την υπηρεσία για όλους με ειδοποίηση τουλάχιστον 90 ημερών.
• Μετά τη λήξη. Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας για 30 ημέρες μετά τη λήξη της συνδρομής σας. Στη συνέχεια διαγράφουμε τα δεδομένα πελάτη εντός 90 ημερών από τη λήξη, εκτός αν ο νόμος μας υποχρεώνει να τα τηρήσουμε· τα αντίγραφα ασφαλείας αντικαθίστανται στον κανονικό τους κύκλο.

Οι ενότητες 4, 8, 13, 14 και 16 εξακολουθούν να ισχύουν μετά τη λήξη αυτών των όρων.

13. Καμία άλλη εγγύηση

Εκτός από όσα ορίζονται ρητά σε αυτούς τους όρους, η υπηρεσία παρέχεται «ως έχει» και «ως διατίθεται». Στον μέγιστο βαθμό που επιτρέπει ο νόμος, δεν παρέχουμε καμία εγγύηση ή όρο, ρητό ή σιωπηρό, συμπεριλαμβανομένου ότι η υπηρεσία ή τα αποτελέσματά της είναι ακριβή, πλήρη, κατάλληλα για συγκεκριμένο σκοπό ή ότι θα καλύψουν τις απαιτήσεις ή τις νομικές σας υποχρεώσεις.

14. Περιορισμός ευθύνης

Στον μέγιστο βαθμό που επιτρέπει ο νόμος:

• δεν ευθυνόμαστε για οποιαδήποτε έμμεση ή αποθετική ζημία, ή για απώλεια κερδών, εσόδων, επιχειρηματικών ευκαιριών, φήμης ή δεδομένων, όπως κι αν προκλήθηκε·
• η συνολική μας ευθύνη προς εσάς για όλες τις απαιτήσεις που προκύπτουν από ή σε σχέση με αυτούς τους όρους ή την υπηρεσία, σε οποιαδήποτε περίοδο 12 μηνών, περιορίζεται στις χρεώσεις που μας καταβάλατε τους 12 μήνες πριν από το γεγονός που γέννησε την απαίτηση.

Τίποτα σε αυτούς τους όρους δεν περιορίζει ευθύνη που δεν μπορεί να περιοριστεί βάσει νόμου, όπως ευθύνη για απάτη ή για θάνατο ή σωματική βλάβη από αμέλεια.

15. Αλλαγές σε αυτούς τους όρους

Μπορεί να ενημερώνουμε αυτούς τους όρους κατά καιρούς. Θα σας δίνουμε ειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημερών μέσω email για κάθε αλλαγή που σας επηρεάζει ουσιαστικά. Αν συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε την υπηρεσία αφού τεθεί σε ισχύ η αλλαγή, ισχύουν οι νέοι όροι· αν δεν τους αποδέχεστε, μπορείτε να ακυρώσετε πριν από τότε.

16. Γενικά

• Εφαρμοστέο δίκαιο και δικαστήρια. Οι όροι αυτοί διέπονται από το δίκαιο της Κυπριακής Δημοκρατίας, και τα δικαστήρια της Κύπρου έχουν αποκλειστική δικαιοδοσία για κάθε διαφορά.
• Ολόκληρη η συμφωνία. Οι όροι αυτοί, μαζί με κάθε γραπτή συμφωνία που υπογράφουμε και οι δύο, αποτελούν ολόκληρη τη συμφωνία για την υπηρεσία.
• Εκχώρηση. Δεν μπορείτε να μεταβιβάσετε αυτούς τους όρους χωρίς τη συγκατάθεσή μας. Εμείς μπορούμε να τους μεταβιβάσουμε σε επιχείρηση που αναλαμβάνει την υπηρεσία, αφού σας ενημερώσουμε.
• Γεγονότα εκτός ελέγχου. Κανείς από εμάς δεν ευθύνεται για αδυναμία εκπλήρωσης λόγω γεγονότων εκτός εύλογου ελέγχου.
• Διαιρετό. Αν οποιοδήποτε μέρος αυτών των όρων κριθεί άκυρο, το υπόλοιπο παραμένει σε ισχύ.
• Γλώσσα. Οι όροι αυτοί δημοσιεύονται στα αγγλικά και στα ελληνικά. Σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ των εκδόσεων, υπερισχύει η αγγλική.
• Ειδοποιήσεις. Θα στέλνουμε ειδοποιήσεις στη διεύθυνση email του διαχειριστή του λογαριασμού σας. Στείλτε μας ειδοποιήσεις στο hello@prolley.com.

17. Επικοινωνία

Ερωτήσεις για αυτούς τους όρους: hello@prolley.com.