Πολιτική απορρήτου

1. Ποιοι είμαστε

Το Prolley («εμείς») παρέχει μια διαδικτυακή εφαρμογή, στο app.prolley.com, την οποία χρησιμοποιούν εταιρείες στην Κύπρο για τη μηνιαία και εβδομαδιαία μισθοδοσία: υπολογισμό φόρου εισοδήματος (PAYE), Κοινωνικών Ασφαλίσεων, ΓεΣΥ και εργοδοτικών εισφορών, έκδοση αποδείξεων μισθού και προετοιμασία των στοιχείων που χρειάζονται για τις υποβολές στο Τμήμα Φορολογίας και στις Υπηρεσίες Κοινωνικών Ασφαλίσεων. Διαχειριζόμαστε επίσης αυτόν τον ιστότοπο, το prolley.com.

Έχουμε έδρα στην Πάφο, Κύπρος. Για οτιδήποτε αφορά αυτή την πολιτική, γράψτε μας στο hello@prolley.com.

Η πολιτική αυτή ακολουθεί τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων της ΕΕ (ΓΚΠΔ) και τον Νόμο 125(I)/2018 της Κύπρου για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

2. Οι δύο ρόλοι μας

Ένα λογισμικό μισθοδοσίας περιέχει δεδομένα για δύο διαφορετικές ομάδες ανθρώπων, και οι υποχρεώσεις μας διαφέρουν για την καθεμία.

• Δεδομένα μισθοδοσίας: είμαστε εκτελούντες την επεξεργασία. Όταν μια εταιρεία (ο «πελάτης» μας) καταχωρίζει τα στοιχεία των εργαζομένων της και τρέχει μισθοδοσία στο Prolley, η εταιρεία είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας αυτών των δεδομένων: αποφασίζει τι καταχωρίζεται και γιατί, και έχει τις δικές της νομικές υποχρεώσεις ως εργοδότης. Εμείς είμαστε ο εκτελών την επεξεργασία: χειριζόμαστε τα δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες της και βάσει συμφωνίας επεξεργασίας δεδομένων, η οποία αποτελεί μέρος των όρων χρήσης μας.
• Δεδομένα λογαριασμού, ιστότοπου και ενημερωτικού δελτίου: είμαστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Για όσους συνδέονται στο Prolley, τους επισκέπτες αυτού του ιστότοπου και τους συνδρομητές του ενημερωτικού δελτίου, εμείς αποφασίζουμε πώς χρησιμοποιούνται τα δεδομένα, και αυτή η πολιτική εξηγεί πώς.

3. Δεδομένα μισθοδοσίας που επεξεργαζόμαστε για τους πελάτες μας

Για τον σωστό υπολογισμό των αποδοχών σύμφωνα με τους κανόνες της Κύπρου, η εφαρμογή αποθηκεύει τα ακόλουθα για κάθε εργαζόμενο, όπως τα καταχωρίζει ο πελάτης:

• Ταυτότητα και επικοινωνία: ονοματεπώνυμο, ημερομηνία γέννησης, φύλο, υπηκοότητα, email, τηλέφωνο και διεύθυνση.
• Αριθμοί αναγνώρισης: Αριθμός Φορολογικής Ταυτότητας (ΑΦΤ), αριθμός Κοινωνικών Ασφαλίσεων, αριθμός δελτίου ταυτότητας ή διαβατηρίου και αριθμός Πιστοποιητικού Εγγραφής Αλλοδαπού (ARC).
• Απασχόληση: κωδικός εργαζομένου, θέση, τμήμα, ημερομηνίες έναρξης και λήξης, είδος σύμβασης, κατάσταση και αν το πρόσωπο είναι αξιωματούχος της εταιρείας.
• Αποδοχές: συχνότητα πληρωμής, βάση αμοιβής και ποσά με το ιστορικό τους, ώρες εργασίας, μπόνους, επιδόματα και άλλα στοιχεία αποδοχών, ρυθμίσεις 13ου μισθού, καθώς και τρόπος πληρωμής με όνομα τράπεζας και IBAN.
• Φόροι και εισφορές: φορολογικές απαλλαγές, ασφάλιστρα ζωής και άλλες δηλωμένες εκπτώσεις, ποσοστά ταμείου προνοίας, και αν ισχύουν Κοινωνικές Ασφαλίσεις και ΓεΣΥ.
• Συνδικαλιστική ιδιότητα: η συντεχνία και το ταμείο συλλογικής σύμβασης στα οποία ανήκει ο εργαζόμενος και η ημερομηνία της εξουσιοδότησης αποκοπής συνδρομής, για την παρακράτηση της συνδρομής. Πρόκειται για ειδική κατηγορία προσωπικών δεδομένων κατά τον ΓΚΠΔ· οι πελάτες πρέπει να την καταχωρίζουν μόνο όταν ο εργαζόμενος έχει εξουσιοδοτήσει την αποκοπή.
• Αποτελέσματα μισθοδοσίας: για κάθε μισθοδοσία, ακαθάριστες αποδοχές, κρατήσεις, καθαρές αποδοχές και εργοδοτικό κόστος, αποδείξεις μισθού, σύνολα από την αρχή του έτους και τα στοιχεία των μηνιαίων και ετήσιων εκθέσεων.

Τι κάνουμε με αυτά. Χρησιμοποιούμε τα δεδομένα μισθοδοσίας μόνο για να παρέχουμε την υπηρεσία στον πελάτη: για να υπολογίσουμε τις αποδοχές, να προειδοποιήσουμε για ελλιπή ή αντιφατικά στοιχεία, να εκδώσουμε αποδείξεις μισθού και εκθέσεις, να τηρούμε το ιστορικό αλλαγών και να παρέχουμε υποστήριξη όταν μας τη ζητήσει ο πελάτης. Το Prolley υπολογίζει και εξάγει· δεν υποβάλλει δηλώσεις στο Τμήμα Φορολογίας ή στις Υπηρεσίες Κοινωνικών Ασφαλίσεων και δεν εκτελεί πληρωμές. Κάθε υποβολή ή τραπεζική πληρωμή γίνεται από τον πελάτη, εκτός Prolley.

Τι δεν κάνουμε ποτέ με αυτά. Δεν πωλούμε δεδομένα μισθοδοσίας, δεν τα μοιραζόμαστε με διαφημιστές, δεν τα χρησιμοποιούμε για μάρκετινγκ, δεν τα συνδυάζουμε με δεδομένα άλλων πελατών, δεν δημιουργούμε προφίλ εργαζομένων και δεν τα χρησιμοποιούμε για την εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης.

4. Δεδομένα για όσους χρησιμοποιούν την εφαρμογή

Όταν το προσωπικό ενός πελάτη συνδέεται στο Prolley, είμαστε υπεύθυνοι για:

• Στοιχεία λογαριασμού: ονοματεπώνυμο, διεύθυνση email, την εταιρεία (ή τις εταιρείες) στην οποία ανήκει ο λογαριασμός και τον ρόλο του (διαχειριστής, συντάκτης ή μόνο ανάγνωση).
• Στοιχεία σύνδεσης: κωδικό πρόσβασης αποθηκευμένο με ασφαλή κατακερματισμό (δεν τον αποθηκεύουμε ούτε τον βλέπουμε ποτέ σε απλό κείμενο) και συνεδρίες σύνδεσης, ώστε να παραμένετε συνδεδεμένοι και να μεταβαίνετε από εταιρεία σε εταιρεία.
• Ιστορικό αλλαγών: καταγραφή του ποιος άλλαξε τι και πότε (για παράδειγμα, μια αλλαγή αμοιβής ή μια εγκεκριμένη μισθοδοσία). Οι πελάτες βασίζονται σε αυτό για να δείξουν πώς προέκυψε μια απόδειξη μισθού, γι' αυτό τηρείται όσο και τα δεδομένα μισθοδοσίας που περιγράφει.
• Στοιχεία χρέωσης: επωνυμία της εταιρείας, αριθμός ΦΠΑ, διεύθυνση χρέωσης και πακέτο συνδρομής. Αν οι πληρωμές γίνονται με κάρτα, τις χειρίζεται πάροχος πληρωμών· δεν βλέπουμε ούτε αποθηκεύουμε ποτέ πλήρεις αριθμούς καρτών.
• Μηνύματα: ό,τι μας στέλνετε όταν ζητάτε υποστήριξη.

Η εφαρμογή κρατά τα διακριτικά σύνδεσης στον τοπικό χώρο αποθήκευσης (local storage) του προγράμματος περιήγησής σας, ώστε να παραμένετε συνδεδεμένοι. Δεν χρησιμοποιεί διαφημιστικά cookies ούτε cookies ανάλυσης επισκεψιμότητας.

5. Αυτός ο ιστότοπος

• Καμία παρακολούθηση. Το prolley.com δεν χρησιμοποιεί εργαλεία ανάλυσης επισκεψιμότητας, διαφημιστικά cookies, pixels κοινωνικών δικτύων ή άλλα εργαλεία παρακολούθησης τρίτων. Οι γραμματοσειρές φορτώνονται από τον δικό μας τομέα.
• Αρχεία καταγραφής φιλοξενίας. Ο πάροχος φιλοξενίας μας καταγράφει τεχνικά στοιχεία, όπως διεύθυνση IP, τύπο προγράμματος περιήγησης και τη σελίδα που ζητήθηκε, για λόγους ασφάλειας και για τη λειτουργία του ιστότοπου.
• Ενημερωτικό δελτίο και πρόωρη πρόσβαση. Όταν εγγράφεστε, αποθηκεύουμε τη διεύθυνση email σας, τη γλώσσα σας, τη λίστα στην οποία εγγραφήκατε και την ημερομηνία. Τα χρησιμοποιούμε μόνο για να σας στέλνουμε το ενημερωτικό δελτίο ή για να σας ενημερώσουμε όταν ανοίξει το Prolley. Η διεύθυνση IP σας χρησιμοποιείται για λίγο, για τον περιορισμό επαναλαμβανόμενων εγγραφών, και δεν αποθηκεύεται. Μπορείτε να διαγραφείτε οποτεδήποτε από τον σύνδεσμο σε κάθε email ή γράφοντάς μας.

6. Νομική βάση της επεξεργασίας

Όπου είμαστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας, βασιζόμαστε στις ακόλουθες νομικές βάσεις:

• Σύμβαση: για την παροχή της εφαρμογής, τη διαχείριση λογαριασμών και συνδρομών και την υποστήριξη.
• Έννομο συμφέρον: για την ασφάλεια της υπηρεσίας και των δεδομένων της, την αποτροπή κατάχρησης, την τήρηση του ιστορικού αλλαγών και τη βελτίωση του προϊόντος. Δεν βασιζόμαστε σε αυτό όταν τα συμφέροντά σας υπερισχύουν των δικών μας.
• Συγκατάθεση: για το ενημερωτικό δελτίο και τα email πρόωρης πρόσβασης. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας οποτεδήποτε.
• Νομική υποχρέωση: για την τήρηση τιμολογίων και λογιστικών αρχείων και για την απάντηση σε νόμιμα αιτήματα των αρχών.

Για τα δεδομένα μισθοδοσίας, η νομική βάση είναι του πελάτη, ως υπευθύνου επεξεργασίας. Συνήθως πρόκειται για τις υποχρεώσεις του ως εργοδότη βάσει της κυπριακής φορολογικής νομοθεσίας, της νομοθεσίας για τις Κοινωνικές Ασφαλίσεις και του εργατικού δικαίου, καθώς και για τη σύμβαση εργασίας.

7. Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα σας και ποιοι μας βοηθούν

Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε κέντρα δεδομένων της Microsoft Azure στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Τα δεδομένα κάθε πελάτη τηρούνται χωριστά από τα δεδομένα όλων των άλλων, και ένας πελάτης μπορεί να έχει δική του βάση δεδομένων.

Χρησιμοποιούμε λίγους παρόχους υπηρεσιών («υπεργολάβους επεξεργασίας»), καθένας από τους οποίους δεσμεύεται από συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων:

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd): φιλοξενία, βάσεις δεδομένων, αποθήκευση αρχείων και αντίγραφα ασφαλείας για την εφαρμογή και αυτόν τον ιστότοπο.
• Πάροχος αποστολής email: για την αποστολή email λογαριασμού, όπως προσκλήσεις και επαναφορά κωδικού.

Θα ενημερώνουμε τους πελάτες πριν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε υπεργολάβο επεξεργασίας, ώστε να μπορούν να αντιταχθούν. Δεν διαβιβάζουμε προσωπικά δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου· αν αυτό χρειαστεί ποτέ, θα χρησιμοποιήσουμε εγγυήσεις εγκεκριμένες από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, όπως τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες.

8. Πώς τα προστατεύουμε

• Όλη η κίνηση προς την εφαρμογή και αυτόν τον ιστότοπο κρυπτογραφείται με HTTPS.
• Τα δεδομένα κάθε πελάτη είναι απομονωμένα, και κάθε αίτημα ελέγχεται ως προς την εταιρεία στην οποία ανήκει ο χρήστης.
• Η πρόσβαση μέσα σε μια εταιρεία βασίζεται σε ρόλους, ώστε ο πελάτης να αποφασίζει ποιος μπορεί να βλέπει, να επεξεργάζεται ή να εγκρίνει τη μισθοδοσία.
• Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται κατακερματισμένοι· οι συνεδρίες σύνδεσης λήγουν και μπορούν να ανακληθούν.
• Κάθε αλλαγή σε δεδομένα εργαζομένων και μισθοδοσίας καταγράφεται στο ιστορικό αλλαγών.
• Μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Prolley έχει πρόσβαση στα συστήματα παραγωγής, και μόνο όταν χρειάζεται για τη λειτουργία της υπηρεσίας ή για να βοηθήσει έναν πελάτη που το ζητά.

Αν μια παραβίαση προσωπικών δεδομένων επηρεάσει δεδομένα μισθοδοσίας, θα ενημερώσουμε τον πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, ώστε να εκπληρώσει τις δικές του υποχρεώσεις. Όπου είμαστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας, θα ενημερώσουμε τον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και, όπου απαιτείται, τα πρόσωπα που επηρεάζονται.

9. Πόσο καιρό τα τηρούμε

• Τα δεδομένα μισθοδοσίας τηρούνται όσο είναι ενεργή η συνδρομή του πελάτη, επειδή οι εργοδότες στην Κύπρο υποχρεούνται να τηρούν αρχεία μισθοδοσίας και φορολογίας για αρκετά χρόνια και χρησιμοποιούν προηγούμενες περιόδους για τον υπολογισμό του τρέχοντος φορολογικού έτους. Όταν διαγράφεται ένας εργαζόμενος, τα στοιχεία και τα αρχεία αποδοχών του αφαιρούνται και οι εγγραφές του στο ιστορικό αλλαγών αποκρύπτονται.
• Όταν λήξει μια συνδρομή, ο πελάτης μπορεί να εξαγάγει τα δεδομένα του. Τα διαγράφουμε εντός 90 ημερών, και τα αντίγραφα ασφαλείας αντικαθίστανται στον κανονικό τους κύκλο μετά από αυτό.
• Τα δεδομένα λογαριασμού τηρούνται όσο υπάρχει ο λογαριασμός. Τα τιμολόγια και τα λογιστικά αρχεία τηρούνται όπως απαιτεί η κυπριακή νομοθεσία.
• Τα email του ενημερωτικού δελτίου και της πρόωρης πρόσβασης τηρούνται μέχρι να διαγραφείτε ή να μας ζητήσετε να τα διαγράψουμε.
• Τα αρχεία καταγραφής φιλοξενίας τηρούνται για σύντομο διάστημα για λόγους ασφάλειας και μετά διαγράφονται.

10. Τα δικαιώματά σας

Βάσει του ΓΚΠΔ έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα, διόρθωσης ή διαγραφής τους, περιορισμού της χρήσης τους ή εναντίωσης σε αυτήν, λήψης τους σε φορητή μορφή και ανάκλησης της συγκατάθεσής σας οποτεδήποτε.

• Αν είστε εργαζόμενος σε κάποιον από τους πελάτες μας, στείλτε το αίτημά σας στον εργοδότη σας, ο οποίος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα μισθοδοσίας σας. Αν μας γράψετε, θα προωθήσουμε το αίτημά σας σε αυτόν και θα τον βοηθήσουμε να απαντήσει. Σημειώστε ότι οι εργοδότες συχνά υποχρεούνται από τον νόμο να τηρούν αρχεία μισθοδοσίας, οπότε ορισμένα δεδομένα δεν μπορούν να διαγραφούν κατόπιν αιτήματος.
• Αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή, επισκέπτεστε αυτόν τον ιστότοπο ή έχετε εγγραφεί στα email μας, γράψτε μας στο hello@prolley.com. Θα σας απαντήσουμε εντός ενός μήνα.

Αν πιστεύετε ότι τα δεδομένα σας δεν τυγχάνουν σωστού χειρισμού, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στην Κύπρο (dataprotection.gov.cy) ή στην αρχή προστασίας δεδομένων της χώρας όπου ζείτε. Θα εκτιμούσαμε την ευκαιρία να διορθώσουμε πρώτα το πρόβλημα.

11. Αλλαγές σε αυτή την πολιτική

Θα ενημερώνουμε αυτή τη σελίδα όταν αλλάζουν οι πρακτικές μας και θα αναγράφουμε την ημερομηνία στην αρχή της. Αν μια αλλαγή επηρεάζει ουσιαστικά τον χειρισμό των δεδομένων μισθοδοσίας των πελατών, θα τους ενημερώσουμε με email πριν τεθεί σε ισχύ.

12. Επικοινωνία

Ερωτήσεις για το απόρρητο ή για αυτή την πολιτική: hello@prolley.com.